Terminarz obowiązkowego KSeF — kto, kiedy i co musi mieć gotowe (2026–2027)

W niniejszym artykule znajdziesz szczegółowy, praktyczny przewodnik po obowiązkowym wdrożeniu Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) w Polsce. Między innymi: dokładne daty wejścia obowiązku dla różnych grup przedsiębiorstw, konkretne obowiązki techniczne i organizacyjne oraz krótki „check-list” rzeczy, które trzeba mieć przygotowane. Na koniec — lista najpotrzebniejszych informacji w pigułce.

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to centralna platforma Ministerstwa Finansów, w której przedsiębiorcy będą wystawiać, odbierać i przechowywać wszystkie faktury w jednolitym formacie. Zamiast wysyłać PDF-y mailem czy tworzyć własne archiwa, firmy będą korzystać z jednego, państwowego systemu. Każda faktura trafi najpierw do KSeF, otrzyma unikalny numer i dopiero wtedy zostanie udostępniona odbiorcy.

Mimo że wiele firm już dziś wystawia e-faktury, KSeF wymaga zupełnie nowego podejścia. PDF nie jest e-fakturą w rozumieniu systemu — to tylko obraz dokumentu. W KSeF faktura powstaje w standardzie XML, a jej ważność potwierdza nadany przez system identyfikator. To zmienia całą kolejność działań: faktura staje się ważna dopiero po przyjęciu przez KSeF. Firmy muszą też wdrożyć nowe procedury: zarządzanie uprawnieniami, pracę w trybie offline podczas awarii oraz współpracę z biurami rachunkowymi, które od teraz będą pobierać dokumenty bezpośrednio z systemu.

W efekcie KSeF to nie tylko zmiana techniczna, lecz przebudowa sposobu, w jaki przedsiębiorstwa pracują z dokumentami — i dlatego wymaga przygotowania praktycznie od podstaw.

• 1 lutego 2026 r. — obowiązek dla dużych przedsiębiorstw: podatników, których wartość sprzedaży (wraz z kwotą podatku) w 2024 r. przekroczyła 200 mln zł.


• 1 kwietnia 2026 r. — obowiązek dla pozostałych podatników VAT (w tym większości MŚP i jednoosobowych działalności gospodarczych).


• 1 stycznia 2027 r. — obowiązek dla najmniejszych podmiotów (tzw. grupa wykluczonych cyfrowo / podmioty, których sprzedaż dokumentowana fakturami nie przekracza 10 000 zł miesięcznie) — czyli termin przesunięty dla najmniejszych, aby dać im więcej czasu na przygotowanie.

Okres przejściowy / wyjątki w 2026 r.: do końca 2026 roku wprowadzono zabezpieczenie przejściowe — część faktur (przy określonym limicie wartości) może być nadal wystawiana poza KSeF. Konkretnie: do końca 2026 r. podatnicy mogą wystawić faktury poza KSeF, jeśli łączna wartość sprzedaży na fakturach nie przekracza 10 000 zł miesięcznie (szczegóły w Q&A ministerstwa).

Poniższa lista to rzeczy, które firmy muszą przygotować przed datą, kiedy ich obowiązek wchodzi w życie.

1. Sposób wystawiania faktur w formacie XML przez KSeF


• albo bezpośrednio przez portal KSeF,


• albo przez systemy i programy księgowe z integracją API KSeF (pośrednicy/ERP/EDI).


2. Odbieranie faktur i ich księgowanie w KSeF


• zaplanuj i uporządkuj proces odbierania faktur z KSeF oraz ich księgowania, w tym organizację obiegu dokumentów, przypisanie ról, akceptację dokumentów i rozliczenia z kontrahentami.


3. Zarządzanie dostępami (formularz ZAW-FA i uprawnienia)


• zarejestruj osoby uprawnione oraz biura rachunkowe w KSeF i nadaj im odpowiednie uprawnienia do wystawiania i odbierania faktur; zadbaj o aktualność i kontrolę zakresu dostępów.


4. Uwierzytelnianie i metody logowania


• zaplanuj i wdróż metody uwierzytelniania (Profil Zaufany, e-dowód, podpis kwalifikowany, Certyfikat KSeF) dla pracowników i systemów, zapewniając bezpieczny i ciągły dostęp do KSeF.


5. Tryb awaryjny / procedury BCP (Business Continuity)


• opracuj i wdróż obowiązkowe procedury awaryjne, w tym tryb offline z kodem QR i możliwość wydruku faktur; przetestuj scenariusze na wypadek niedostępności systemu i zapewnij gotowość operacyjną zespołu..


6. Numeracja i odwołania (numer faktury KSeF)


• dostosuj procesy fiskalne i rozliczeniowe tak, aby uwzględniały numer identyfikacyjny faktury nadawany w KSeF, w szczególności na potrzeby split payment (MPP) oraz powiązań księgowych.


7. Integracja z ERP / księgowością / biurem rachunkowym


• sprawdź, czy swój system wspiera XML KSeF i czy dostawca oprogramowania wdrożył aktualizacje; ustal proces przekazywania dokumentów do biura rachunkowego.


8. Przechowywanie i archiwizacja


• dostosuj procedury przechowywania dokumentów elektronicznych — zgodność z wymogami podatkowymi i dostępność dokumentów do kontroli. (Szczegółowe wymogi archiwizacji warto potwierdzić w dokumentacji KSeF i u doradcy podatkowego).


9. Szkolenia i instrukcje dla personelu


• opracuj i wdróż wewnętrzne instrukcje obsługi KSeF, procedury odbioru i akceptacji faktur oraz zasady postępowania w trybie awaryjnym; przeszkol pracowników, aby zminimalizować ryzyko błędów operacyjnych po przejściu na tryb obowiązkowy.

Dla firm, które mają obowiązek od 1 lutego 2026 (duże firmy): harmonogram cofnięty o miesiące — przykład czynności i terminów:

• Dziś — natychmiast:


• audyt systemów księgowych i IT pod kątem integracji KSeF; kontakt z dostawcą oprogramowania; analiza obrotów 2024 r. (czy przekroczono próg 200 mln zł).


• 6–3 miesięcy przed obowiązkiem:


• testy integracji API / testy wysyłki XML do sandbox KSeF; procedury awaryjne; szkolenia personelu; podpisanie umów z e-usługami/pośrednikami.


• 1 miesiąc przed:


• próby end-to-end (wystawienie faktury, jej odbiór, księgowanie), finalizacja uprawnień (ZAW-FA), dokumentacja procedur, backupy.


• Po wejściu w życie:


• monitoruj komunikaty MF i KSeF, raportuj błędy integracji; prowadź rejestr incydentów i aktualizuj procedury BCP.

Dla firm, które mają obowiązek od 1 kwietnia 2026 lub 1 stycznia 2027, przesuwamy powyższe terminy proporcjonalnie wcześniej — ale zalecane jest rozpoczęcie przygotowań możliwie wcześnie (dostawcy oprogramowania i biura rachunkowe mogą mieć obciążenie przedterminowe).

1. Czy przekroczyliśmy próg 200 mln zł w 2024 r.? — jeśli tak → obowiązek od 1.02.2026.


2. Czy miesięczna sprzedaż dokumentowana fakturami mieści się ≤10 000 zł? — wtedy możesz mieć obowiązek przesunięty do 1.01.2027 (ale UWAGA na okres przejściowy i warunki).


3. Jak wystawiamy faktury dziś (system, ERP, ręcznie)? — sprawdź, czy system ma integrację KSeF / czy dostawca planuje aktualizację.


4. Kto w firmie będzie odpowiedzialny za dostęp do KSeF (ZAW-FA)? — przypisz osoby i role.


5. Czy mamy procedury awaryjne i testy BCP? — przygotuj scenariusze na wypadek braku dostępu do systemu.


6. Kontakt z biurem rachunkowym / dostawcą oprogramowania — uzgodnij zakres integracji i terminów testów.

Dla kierownictwa / CFO

• Potwierdzić, czy firma jest w grupie „>200 mln zł 2024”.


• Zatwierdzić budżet na integrację i szkolenia.


• Wyznaczyć osobę odpowiedzialną za kontakt z dostawcą oprogramowania i MF.

Dla działu IT / księgowości

• Przeprowadzić audyt systemu fakturowania.


• Uruchomić testy w sandbox KSeF (jeśli dostępne).


• Skonfigurować uprawnienia (ZAW-FA) i metody uwierzytelniania.


• Przetestować tryb awaryjny (QR/Offline).

• Opóźnianie testów integracji — rozwiązanie: testy już podczas fazy przygotowawczej, regularne próby end-to-end.


• Brak procedur awaryjnych — rozwiązanie: przygotuj i przećwicz procedury offline/QR.


• Nieprzygotowanie biur rachunkowych — rozwiązanie: synchronizacja wymagań i terminów z biurem rachunkowym z wyprzedzeniem.

Firma Delkom zajmuje się sprzedażą oprogramowania InsERT oraz kompleksowym doradztwem przy wdrożeniu Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Wspieramy firmy i biura rachunkowe na każdym etapie — od doboru odpowiedniego programu InsERT, przez konfigurację systemu, aż po praktyczne wskazówki dotyczące codziennej pracy z KSeF. Dzięki doświadczeniu naszych specjalistów wdrożenie przebiega sprawnie, bezpiecznie i z pełnym zrozumieniem nowych obowiązków.