24.04.2025 
Podpisy e-mail to nie tylko element identyfikacyjny, ale także istotne narzędzie w budowaniu profesjonalnego wizerunku firmy i komunikacji z klientami. Dla organizacji korzystających z Microsoft 365, zarządzanie podpisami może być wyzwaniem. Jest to szczególnie ważne w większych firmach, gdzie zachowanie jednolitego formatu dla wszystkich pracowników jest kluczowe. W odpowiedzi na te potrzeby, Delkom wraz z Microsoft 365 oferuje kompleksowe rozwiązanie do zarządzania podpisami e-mail, umożliwiające automatyzację i centralizację procesu.
Microsoft 365 umożliwia łatwe zarządzanie podpisami e-mail, oferując centralne rozwiązania, które mogą być zintegrowane bezpośrednio z pocztą e-mail w Outlooku. Oznacza to, że administrator IT może zdefiniować jednolity szablon podpisu e-mail, który będzie automatycznie dodawany do każdej wiadomości wysyłanej przez pracowników, bez konieczności manualnego tworzenia podpisów przez każdego użytkownika. W takim podejściu można zdefiniować podpisy, które spełniają potrzeby firmy. Każdy podpis może zawierać logotypy, slogany, linki do mediów społecznościowych i inne elementy wizualne, zachowując przy tym spójny wizerunek firmy. Podpisy w Microsoft 365 można spersonalizować o automatyczne uzupełnianie danych pracowników. Mowa o takich informacjach jak imię, nazwisko, stanowisko, numer telefonu czy adres e-mail. Można dołączyć dodatkowe informacje, takie jak klauzule o ochronie danych, zastrzeżenia prawne lub polityki prywatności. Takie informacje mogą być łatwo dodawane do każdego podpisu.
Zautomatyzowanie podpisów w Microsoft 365 to nie tylko oszczędność czasu, ale także zwiększenie bezpieczeństwa i spójności komunikacji. Dzięki centralnemu zarządzaniu, nie trzeba ręcznie tworzyć i edytować podpisów dla każdego pracownika. Wszystko odbywa się z poziomu administracyjnego panelu. Utrzymanie jednolitych podpisów, które odzwierciedlają wizerunek firmy, wpływa pozytywnie na odbiór marki przez klientów. W razie potrzeby można szybko zmieniać podpisy, na przykład wprowadzając tymczasowe promocje, nowe hasła reklamowe czy klauzule. Ponadto automatyczne dodawanie klauzul prawnych i zastrzeżeń pomaga spełniać wymagania prawne, minimalizując ryzyko związane z niepełnymi lub błędnymi podpisami.
Microsoft 365 oferuje natywne wsparcie dla podpisów e-mail poprzez usługi takie jak Exchange Online i Outlook. Administratorzy IT mogą konfigurować podpisy e-mail w centralnym systemie, który synchronizuje się z wszystkimi użytkownikami w firmie. Dzięki temu każdy wysłany e-mail z firmowej domeny zawiera spersonalizowany, profesjonalny podpis zgodny z firmowym szablonem. Proces ten może być jeszcze bardziej usprawniony dzięki narzędziom firm trzecich, które integrują się z Microsoft 365, oferując bardziej zaawansowane funkcje, takie jak automatyczne dodawanie informacji o kampaniach marketingowych. Ponadto pozwala na monitorowanie skuteczności podpisów i interakcji z nimi. A także automatyczne dodawanie ikon do mediów społecznościowych firmy.
Delkom oferuje kompleksowe wsparcie dla firm, które chcą wdrożyć i zoptymalizować zarządzanie podpisami e-mail w Microsoft 365. To kompleksowe rozwiązanie pozwalające na zarządzanie podpisami oraz notami prawnymi (tzw. stopki) w usługach Microsoft365 oraz Office 365 w całej firmie. Dzięki informacjom zawartym w Azure Active Directory można tworzyć indywidualne (dla konkretnego pracownika), a zarazem ujednolicone formą i treścią, „stopki” dla całej organizacji (lub działów) dosłownie w kilku kliknięciach. Dostarczamy sprawdzone narzędzia oraz usługi wdrożeniowe, dzięki którym zarządzanie podpisami staje się proste, szybkie i bezpieczne. Dzięki współpracy z Delkom, przedsiębiorstwa mogą liczyć na profesjonalne doradztwo, wdrożenie oraz wsparcie w codziennej administracji podpisami e-mail. Dostarczamy rozwiązania dostosowane do indywidualnych potrzeb organizacji, niezależnie od jej wielkości.
Więcej na temat rozwiązań podpisów e-mail znajdziesz na stronie Delkom.
