Skanery do EZD RP: Integracja, Funkcjonalności i Korzyści dla Administracji Publicznej

W dobie cyfryzacji administracji publicznej w Polsce, system EZD RP (Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją) odgrywa kluczową rolę w usprawnianiu obiegu dokumentów. Aby w pełni wykorzystać jego możliwości, niezbędne są odpowiednie narzędzia do digitalizacji dokumentów, takie jak skanery zintegrowane z systemem EZD RP. Poniżej przedstawiamy przegląd dostępnych rozwiązań oraz ich funkcjonalności.

DocuScan EZD to moduł systemu DocuProfessional, który umożliwia skanowanie dokumentów bezpośrednio do systemu EZD RP. Działa na urządzeniach wielofunkcyjnych oraz skanerach, oferując różne przepływy skanowania dostosowane do potrzeb użytkownika:

• Kancelaria: Skanowanie przesyłek wpływających z wykorzystaniem kodów kreskowych generowanych w systemie EZD RP.


• Dodaj nowe pismo: Dodawanie pism bezpośrednio do widoku "Biurko > W toku > Pisma" zalogowanego użytkownika.


• Dodaj do pisma: Wyszukiwanie pisma po numerze RPW i dodawanie do niego skanu.


• Dodaj do sprawy: Wyszukiwanie sprawy po jej znaku i dodawanie skanu jako nowego pisma.

Dodatkowo, system oferuje funkcję OCR, umożliwiającą konwersję dokumentów do formatów takich jak Word, Excel, PowerPoint, PDF z możliwością wyszukiwania, TXT i CSV.

ARCUS EZD to rozwiązanie, które automatyzuje procesy skanowania dokumentów do systemu EZD RP. Oferuje funkcje takie jak:

• Szybkie wsadowe skanowanie wielu dokumentów jednocześnie.


• Rejestracja korespondencji przychodzącej z wykorzystaniem kodów kreskowych.


• Automatyczne przypisywanie dokumentów do odpowiednich użytkowników.


• System zapewnia również zwiększone bezpieczeństwo dzięki uwierzytelnianiu użytkowników oraz zastosowaniu szyfrowanych kluczy API.

Skanery Epson, takie jak modele DS-800WN i DS-900WN, są wyposażone w system DocuScan EZD, co umożliwia ich bezpośrednią integrację z platformą EZD RP. Dzięki temu zapewniają:

• Pełną zgodność generowanych plików z normami stosowanymi w polskiej administracji publicznej.


• Możliwość autoryzacji użytkowników za pomocą kart dostępowych, kodów PIN lub logowania się przy użyciu konta Active Directory.

Skanery te oferują również funkcje takie jak skanowanie różnych formatów papieru w jednym przebiegu, skanowanie obu stron w jednym przelocie oraz skanowanie dokumentów o długości do 6 metrów.

Skaner Epson WorkForce DS-790WN to zaawansowane urządzenie sieciowe, które doskonale wpisuje się w potrzeby administracji publicznej. Oferuje szybkie skanowanie dwustronne, autonomiczne działanie bez konieczności podłączania do komputera oraz integrację z systemami zarządzania dokumentacją, takimi jak EZD RP. Dzięki funkcjom uwierzytelniania użytkowników, obsłudze LDAP oraz możliwości skanowania bezpośrednio do folderów sieciowych, chmury czy pamięci USB. DS-790WN zapewnia bezpieczeństwo i efektywność w cyfryzacji dokumentów urzędowych.

Firma Kodak Alaris oferuje oprogramowanie Kodak Capture Pro EZD Gov Edition, które integruje się z systemem EZD RP. Oprogramowanie to umożliwia:

• Wsadowe przetwarzanie dokumentów.


• Zaawansowane funkcje OCR.

Jest to rozwiązanie szczególnie przydatne w procesie rejestracji wpływów dokumentów.

Punkt kancelaryjny to kompletne rozwiązanie technologiczne, które pozwala na automatyczną digitalizację dokumentów i ich sprawne przypisanie do systemu EZD RP. Składa się z:

• Profesjonalnego skanera.


• Czytnika i drukarki kodów kreskowych.


• Odpowiedniego oprogramowania.

Dzięki niemu urzędy mogą szybciej rejestrować, przetwarzać i archiwizować dokumenty, eliminując czasochłonne procesy manualne.

Integracja skanerów z systemem EZD RP znacząco usprawnia procesy zarządzania dokumentacją w administracji publicznej. Dostępne rozwiązania, takie jak DocuScan EZD, ARCUS EZD czy skanery Epson z systemem DocuScan EZD, oferują różnorodne funkcjonalności dostosowane do potrzeb różnych jednostek administracyjnych. Dzięki nim możliwe jest zwiększenie efektywności pracy, redukcja kosztów oraz zapewnienie zgodności z obowiązującymi standardami.